Cosa davvero ci impedisce di mantenerci concentrati al lavoro?

Essere concentrati al lavoro sembra sempre più difficile, per non dire impossibile.

Stamane durante una sessione di coaching ad un manager di una multinazionale, è emerso ancora una volta, il tema della concentrazione al lavoro. Dico ancora una volta, perché potrei riassumere quali sono le tematiche principali, che emergono nelle sessioni di coaching individuale e, sicuramente, la difficoltà di concentrarsi quando l’agenda condivisa viene riempita continuamente di riunioni e webcall è uno dei main topic.

“La concentrazione ed il vuoto mentale sono il preludio della vittoria”.

Bill Russell

La definizione di Russell sembra qualcosa di utopistico o quanto meno non di questo sistema aziendale, dove siamo troppo indaffarati. Gli antichi sciamani dicevano “l’intento può nascere dal silenzio interiore” significa che finchè sei oscurato a livello emotivo le azioni sono paralizzate o reiterate come uno schema da cui non si può uscire.

L’intento mantiene alta la concentrazione al lavoro, cascasse il mondo

Se ci pensiamo bene, la stessa sensazione che viviamo in ufficio, spesso non è molto diversa anche a casa, soprattutto se abbiamo famiglia e magari figli piccoli. Certo le motivazioni e il coinvolgimento affettivo sono diversi ma dobbiamo sempre fare i conti con le interferenze.

La nostra organizzazione al mattino, per esempio, quando vorremmo uscire di casa ed accompagnare i figli a scuola rilassati ed organizzati, non subisce spesso lo stesso tipo di pressione? Il figlio che non si alza, la figlia che non si veste, il marito o la moglie che si stanno preparando e ci occupano il bagno, il traffico, il parcheggio, la merenda che ci siamo dimenticati, la firma per l’autorizzazione che non abbiamo fatto, ecc.

Sono sempre tutte interferenze.

Possiamo sempre scegliere di restare in balia delle interferenze o di agire per restare coerenti al nostro intento.

Ma cos’è l’intento?

L’intento è il nostro focus, dove mettiamo l’attenzione. 

Per essere concentrato e mantenere alta l’attenzione bisogna sempre sapere per quale motivo lo si fa: per questo pensare ai tuoi obiettivi è un passo fondamentale. Ma prima di pensare agli obiettivi aziendali, proviamo a concentrarci su cosa muove le nostre giornate.

Il suggerimento personale è, quando ancora sei a letto alla mattina, prima di alzarti, prenditi qualche istante, quando ancora le onde stanno passando da alfa a beta, e fai 2 cose:

• Esprimi subito gratitudine per questa giornata, nuova di zecca. Una gratitudine che si apre con gioia e curiosità al nuovo, proprio pensando al nuovo giorno come un nuovo inizio. 
• Formula il tuo intento. Abbiamo già visto più volte l’importanza dell’intento.

Oggi mi interessa sottolineare l’importanza della forza di volontà.

L’intento mi aiuta a mantenere alta la mia forza di volontà. Ti ricordo solo le 5 caratteristiche dell’intento:

Un intento potente ha 5 caratteristiche:

1. riguarda me stesso e non gli altri
2. è espresso in forma positiva 
3. è al presente e in prima persona
4. semplice e chiaro
5. fa bene a me e sostiene gli altri e il sistema vivente

Qual è il mio INTENTO in azienda e nella mia vita di tutti i giorni?

Non esiste azione efficace senza intento chiaro

Ti suggerisco, una volta identificato il tuo intento, di alzarti e dopo esserti lavato la faccia, prenditi dai 3 ai 5 minuti di presenza immobile, seduto a terra o su una sedia, in assoluta immobilità restando in ascolto solo del tuo respiro, dell’inspiro che riempie ed espande e dell’espiro che lascia andare tutto ciò che non vuoi, tensioni, conflitti, preoccupazioni ecc.

Personalmente lo pratico da diversi anni e aggiungo al mio intento una pratica costante mattutina che coinvolge la mia mente, il mio corpo e le mie emozioni.

Tieniti in forma. Stanchezza e concentrazione non vanno molto d’accordo. Se tieni veramente al lavoro che devi fare, tieniti in forma: migliora il tuo sonno, rendi l’attività fisica un’abitudine irrinunciabile. “I 5 RITI TIBETANI” da fare appena svegli sono un ottimo allenamento per il corpo e soprattutto per la forza di volontà. Si inizia da tre ripetizioni per ogni esercizio ed ogni settimana ne aggiungi 2 fino ad arrivare a 21, puoi saltarne al massimo un giorno, altrimenti dovrai diminuire di 4 se salti due giorni, di 8 se salti da 3 fino a 7 giorni e così via…
sicuramente ci sono delle mattine che non hai voglia di farli, ma l’idea di perdere ciò che hai conquistato ti fa ignorare i pensieri pigri.

Un altro suggerimento che ti propongo è di  leggere tutte le mattine 5 pagine (non di più) di un libro che preferibilmente contribuisce alla tua crescita personale.

Perché ti dico questo?

Perché allenare in questo modo disciplina e motivazione all’inizio della giornata, sono di grande aiuto, per non dire fondamentali, per riuscire più facilmente a mantenere la rotta durante la giornata. 

E’ un allenamento a mantenere la presenza. Non basta essere presenti, bisogna esser-ci.

Non basta essere in ufficio davanti al computer, bisogna allenarsi ad esser-ci con il proprio potere personale. Altrimenti il risultato è che a fine giornata ci sentiamo prosciugati come la canna del pompiere che ha trascorso la sua giornata a spegnere incendi e non ha più acqua.

L’intento quindi mi richiama al SENSO della mia giornata e alle priorità che devo mettere in campo mantenere concentrazione ed efficacia.

Una volta formulato il tuo intento, per ognuno è diverso e non è indelebile, può cambiare nel tempo, ma deve sempre essere forte ed incisivo per te e per la vita che vuoi vivere.

Esempio: io sono calmo e gioioso.

Come posso mantenere questo intento quando appena arrivo in ufficio, anzi prima ancora di arrivarci, la mia agenda è già piena di dieci attività non previste?

Il mio intento diventa un continuo richiamo a non farmi distrarre e mantenere la mia direzione, perché ho scelto di voler vivere così la mia giornata. Ebbene sì, si tratta di scelta. 

Noi scegliamo sempre.

Come fare? Scrivi una lista di cose che per te, in quella giornata, sono assolutamente importanti. Verificane l’urgenza in termini di priorità. 

Verifica anche se le tue priorità riguardano solo te o che tipo di ripercussioni hanno sugli altri.

Una volta identificate le tue priorità secondo criteri “sostenibili” per te e per la tua organizzazione, sposta e posticipa ciò che non rientra in questa categoria.

Fallo subito ad inizio di giornata e comunica la tua intenzione ai diretti interessati.

Anche se in principio questo passaggio ti sembra imbarazzante, ti garantisco che offri un’opportunità anche agli altri e, dopo un po’ di tempo, l’intera organizzazione si autoeduca ad un nuovo mindset dove, peraltro, verificherai che ti ritroverai con molto più tempo.

Lavoriamo tutti come se fossimo i primari del reparto del pronto soccorso del San Raffaele di Milano.

Una volta scritte le tue priorità, inizia a svolgere il primo compito della lista impostando un timer di 25 minuti. In quei 25 minuti, dovrai impegnarti solamente su quel compito: non sarà ammessa nessuna distrazione. Una volta portato a termine il compito, prenditi una pausa di 5 minuti. Dopodiché, passa al compito successivo.

Qual è il peggior nemico della mancanza di concentrazione al lavoro?

Ti sei mai chiesto che differenza c’è tra pausa ed interruzione?

La pausa è rigenerante, l’interruzione è una distrazione. Noi durante il giorno facciamo tante interruzioni, ma non facciamo pause.

Per mantenere la concentrazione al lavoro, abbiamo bisogno di pause.

La pausa è rigenerativa e ha la caratteristica di spostarci da quello che stiamo facendo, aprendoci ad uno “spazio” diverso. Nella pausa devo fare qualcosa che ci nutra, che nutra la nostra energia. Oltre a banalmente bere dell’acqua, allenarsi a momenti di mindfullness, dove esercitare l’esser-ci, la presenza, entrando in contatto con il corpo e le sue tensioni e con il respiro consapevole è un potente e trasformativo strumento per non restare prosciugati a fine giornata.

Un suggerimento per mantenere la concentrazione è quello di tenere un block notes sulla scrivania. Abbiamo detto che le interruzioni sono il peggior nemico della tua concentrazione. Che si tratti di una richiesta urgente del tuo capo, di una nuova e-mail o dell’sms di un tuo amico, ogni volta che interrompi la tua sessione di lavoro, ritrovare la giusta concentrazione richiede dai 10 ai 15 minuti. Scrivi quindi sul block notes l’attività che stai svolgendo (quando inizi), a che punto sei arrivato (se e quando vieni interrotto), cosa devi fare (se vieni interrotto per qualche richiesta urgente). 

Mi rendo conto della noiosità di questo esercizio ma è molto utile, perché tenendo traccia delle attività che stiamo svolgendo e delle interruzioni, ci rendiamo conto di quante volte passiamo da un’attività all’altra, faticando a concluderne una. Inoltre, utilizzando gli appunti tornerai più velocemente al tuo lavoro, esattamente dal punto in cui avevi interrotto.

Un altro esercizio semplice accessibile a tutti per mantenere concentrazione al lavoro è il respiro quadrato:

Quando liberiamo il nostro respiro, liberiamo le nostre tensioni.” Gay Hendricks

Sama vritti Pranayama, chiamata anche “Respirazione quadrata”, deriva dal sanscrito “sama” che significa uguale e “vritti” che significa “movimenti o fluttuazioni”. E’ una respirazione in grado di alleggerire e rilassare il flusso dei pensieri che popolano la nostra mente, e ci riesce favorendo la concentrazione su una serie di movimenti – o fluttuazioni, o costruzioni – immaginarie.

La respirazione quadrata ha anche altri benefici:

• Ha un’azione calmante sul sistema nervoso
• Aiuta ad affrontare situazioni difficoltose e impegnative
• Regolarizza la pressione arteriosa e il battito del cuore
• Rinforza il sistema immunitario
• E’ utile per combattere l’insonnia

La caratteristica principale della respirazione quadrata consiste nell’immaginare di disegnare un quadrato con la mente, e di abbinare alla “costruzione” di ogni lato un atto respiratorio, mantenendo per lo stesso lasso di tempo l’inspirazione, l’espirazione, e le due pause che le separano. Non ha importanza se la durata di lati del tuo quadrato è di 2, 3 o 4 secondi, ciò che importa è trovare il proprio ritmo di respirazione e mantenerlo per tutto l’esercizio.

• Inspirando, misura la durata del tuo respiro e immagina di disegnare un lato di un quadrato;
• Trattenendo il respiro, disegna il secondo lato del quadrato;
• Espirando, disegna il terzo lato;
• Trattenendo il respiro, disegna il quarto lato.

Dovresti avvertire la sensazione di poter continuare questa pratica all’infinito, senza stanchezza. Appena ti accorgi che non riesci più a mantenere l’equilibrio con il ritmo della respirazione, interrompi la pratica senza andare oltre. Se hai difficoltà a mantenere le pause del respiro, puoi trasformare i quadrati in rettangoli! Puoi  inspirare per 4 secondi, trattenere per 2, espirare per 4, trattenere per 2. Ti invito a disegnare col respiro almeno quattro quadrati.
In genere qualche minuto di pratica è sufficiente per calmare la mente. Ricordati di non avere fretta di finire. E’ sempre meglio fare 2 quadrati fatti bene, che dieci senza concentrazione. Durante la gravidanza bisognerebbe evitare di fare le ritenzioni del respiro ma è possibile procedere a disegnare i quadrati inspirando per 2, 3 o più respiri ed espirando per lo stesso lasso tempo. Funziona comunque! Ci sono anche delle varianti che potresti adottare: puoi disegnare i quadrati partendo una volta in senso orario e una volta in senso antiorario, oppure puoi immaginare di disegnare il quadrato una volta di un colore, e una volta di un altro, oppure ogni lato di un colore diverso.

Quando cedo il mio potere personale la concentrazione al lavoro diminuisce

A chi si cede il proprio potere personale?  A tutte quelle situazioni esterne a cui lasciamo prendere il sopravvento: l’invasione delle mail, il collega che mi interrompe, la telefonata, whatsapp, i social ecc.

Ogni volta che provi un’emozione come rabbia, frustrazione, impazienza, tristezza, ansia, paura, invidia o qualsiasi altra emozione che NON sia affine a gioia, senso di rilassamento, pace, quiete, gratitudine, amore… allora significa che hai ceduto il Tuo Potere Interiore a qualcuno o qualcosa di esterno a te. Una persona, una situazione, un agente esterno può avere potere su di Te solo quando tu glielo concedi. Ogni volta che ti ritrovi inconsapevolmente in un’emozione negativa, lasciando che in modo subdolo si insinui dentro di te, stai cedendo il tuo potere, stai perdendo la tua energia. Quale energia? La tua energia innovatrice, creatrice, risolutrice. Stai lasciando che i ladri di potere approfittino del tuo momento di debolezza. E i ladri di potere sono anche tutte quelle situazioni summenzionate, ma non solo. I ladri di potere sono moltissimi, molti più di quanti immaginiamo.

Esercizi per mantenere la concentrazione al lavoro

Ci sono diverse tecniche per imparare a non distrarci e a mantenere la nostra concentrazione al lavoro. Di seguito te ne suggerisco alcune.

Tecnica del mandarino:

Per applicare questa tecnica di concentrazione dovrai seguire alcuni semplici passi:

1. Immagina di stringere in mano un mandarino. Concentrati sui dettagli: immagina la consistenza del mandarino, il suo odore, il suo peso, la sua temperatura, liscio, ruvido, ecc.
2. Passa il mandarino da una mano all’altra, saggiandone ogni piccola sfumatura.
3. Ora afferra il mandarino con la tua mano destra (la sinistra per i mancini!) e portalo a toccare la parte posteriore della tua testa. Lascia il mandarino in questa posizione: è un mandarino magico, non preoccuparti non cadrà.
4. Chiudi gli occhi e lascia che il mandarino galleggi in equilibrio la dove lo hai lasciato. Concentrati sul tuo stato fisico e mentale. Probabilmente ti sentirai rilassato ma concentrato allo stesso tempo.
5. Sempre con gli occhi chiusi immagina che il tuo campo visivo si espanda e riesca ad abbracciare tutto ciò che ti circonda.

Tecnica del pomodoro

Applicare la tecnica del pomodoro prevede  5 semplici passi:

• Scegli un’attività da completare.
• Imposta il timer a 25 minuti .
• Lavora sulla tua attività senza distrazioni finché il timer non avrà suonato.
• Prenditi una pausa di 5 minuti.
• Ogni 4 “pomodori” prenditi una pausa più lunga di 15-30 minuti.

Tecnica del mancino

Secondo uno studio della Case Western Reserve University, piccoli cambiamenti nelle nostre routine quotidiane possono aumentare gradualmente la nostra forza di volontà. La tecnica del mancino è consigliata dalla “neurobica” (una sorta di ginnastica mentale) per favorire la creazione di nuove sinapsi (collegamenti tra le cellule del sistema nervoso), facendo qualcosa di diverso dal solito.

Ecco alcuni esempi pratici:

• La mattina appena sveglio, lava i denti utilizzando la mano sinistra (la destra se sei mancino).
• Sostituisci il primo gesto che compi ogni mattina (fumare una sigaretta, accendere il computer, etc.) con un’azione più sana.
• Se hai la tentazione di controllare la posta elettronica o Facebook, rimanda di qualche minuto.
• Rifai il letto.
• In generale, abituati a fare ciò che non sei abituato a fare, solo perché decidi di farlo; proprio come se dovessi scrivere come un mancino.

Tecnica del silenzio

• Ne parla Robin Sharma nel “Il monaco che vendette la sua Ferrari”. La tecnica consiste nel non parlare per un giorno intero, se non in risposta a domande dirette.
• Rimanendo in silenzio per un’intera giornata non fai altro che condizionare te stesso a fare ciò che decidi consciamente di fare, senza limitarti a reagire continuamente.
• Più controllo sarai in grado di avere sulla tua forza di volontà, più questa si accrescerà.

Esercizio del Triangolo

Per allenare la concentrazione è utilissimo anche l’esercizio del triangolo. Disegna su un pezzo di carta un piccolo triangolo e coloralo di qualunque tonalità. Prendi ora il foglio su cui hai disegnato il triangolo, mettilo davanti a te e concentra tutta la tua attenzione sul disegno che hai creato. In questo momento, non devono esserci pensieri nella tua mente se non la forma geometrica che stai osservando. Mantieni la tua attenzione sul disegno ed evita di pensare a qualsiasi altra cosa. Respira, restaci da 1 a 3 minuti e poi riprendi l’attività.

Concludendo mantenere il proprio potere personale vuol dire allenare la propria forza di volontà.

Come dice Miranda Sorgente in “Riprenditi il tuo potere”, noi viviamo sempre in contemporanea 2 realtà, quella esterna e quella interna. Quando c’è contrasto tra le 2 realtà (es. sei in un posto meraviglioso, nel posto in cui volevi proprio essere, eppure nella tua realtà interna stai vivendo qualcos’altro) la realtà interna VINCE sempre. Il viaggio più affascinante che possiamo fare nella vita è dirigerci sempre verso il nostro faro, senza farci troppo distrarre dalle sirene!